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幹事の仕事内容、手順と準備やコツについて

幹事の仕事とはビジネスと同じように、一つの<プロジェクトと言えます。
幹事のあなたは、いわば「プロジェクトリーダー」ということになります。
プロジェクトが当初の目標を達成することができるか、常に進捗状況を把握しておかなければなりません。

そのために、まず幹事の仕事の手順を理解しておかなければいけません。
幹事の仕事の手順は下記のようになっています。

1.準備と目的の確認

2.スタッフの形成・企画打ち合わせ

3.会場選び、料理選び、2次会の設定と予約

4.日時の決定と告知

5.プログラム作成(挨拶、ゲスト、イベントなど)

6.会場のセッティング

7.当日の運営、司会、二次会の準備

8.清算報告

これら大きな流れを常に頭に入れて、確認事項にヌケモレはないか、スケジュールの再調整は必要ないか、確認していくことが大切です。


幹事の仕事内容、準備

幹事を任命された人は、まず最初にどんな企画を立てるか、基本事項を整理する必要があります。
これをしないと、企画が何のためなのか、誰のためなのか、などが不明確になり、結果的には誰からも評価されない企画ということにもなりかねません。

また、多くの幹事スタッフを束ねていく場合、細部の話になるとどうしても根本の目的を見失いがちです。
人によって目的が共有できずバラバラになると、会自体に締まりが無くなり、結果、達成感も削がれることになります。
こういった基本事項は企画書をつくる段階で分かり切ったことでも何度も確認しておく必要があります。

企画作成前の確認事項

・今回の宴会、パーティは何を目的としているのか

・主役は誰なのか?主賓は誰なのか?

・主催者は誰なのか?

・募集する対象者は誰なのか?

・いつどこで行うのか

・予算はどこから出るのか

・予算はいくらか

・幹事スタッフは何人必要か


スタッフを上手に組織する

やるべき仕事を洗い出したら、スタッフに必要な人数を決め、事前に集まってもらいます。

仕事の割り振りは、本人の希望も大事ですが、なるべくその分野に得意な人を割り当てましょう。
たとえば、司会が得意な人、給仕が得意な人、音響に詳しい人など。
各々の個性を日ごろからよく見極めておき、スタッフをお願いするときはなるべくその人の意見を尊重しましょう。
自分の得意分野について認められるのはうれしいことですし、単純に割り当てられるよりも主体的に行動してくれるはずです。

会場選び

会場選びは宴会、パーティーの成否の大きなポイントになります。
会場を選ぶうえで大事なことは、どのような形式にするかをまず考えることです。
会の目的や集まってくる参加者の人数や顔ぶれに合わせて、座敷形式の宴会場で和食が良いのか、立食バイキング形式で洋食がいいのか、和洋折衷形式がいいのか、などを最初に考えなければいけません。

社内に大きな会議室や社員食堂のような場所を持っていなければ、ホテルや旅館、レストランや居酒屋などを借りなくてはなりません。
それでも入りきれないような大規模なコンペンションなどでは、東京ビックサイトやパシフィコ横浜のような会場を借りる必要もあります。

また、会場選びは、宴会・パーティの収支に大きく関わってくる要素です。
会費制で開催する宴会・パーティは、個人の会費に直結してきますから、ある程度納得のいく金額設定ができるような会場を選ばないと参加者の募集にも影響が出てきます。

料理選びは、参加者の特徴も考慮に入れましょう。
女性が多い、酒好きが多い、お子様連れもいる、など、それぞれベストな店は異なってきます。



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